Какие недостатки бывают в организации выставок?

Организация выставочных мероприятий… Казалось бы, что может быть легче? «Ангажирование» участников займет ну максимум недели две – а все остальное зависит только от организаторов.

Нет, уважаемые, пожалуй, сейчас организация выставок, демонстрирующих самые различные сферы бизнеса и производства, – это сложная и длительная процедура. Но человек, приходящий на выставку, видит только то, что на поверхности: «не сделали то-то…не учли это... ну как обычно у нас …». Конечно, накладки в любой работе бывают всегда – но хотелось бы пояснить моменты, которые чаще всего вызывают нарекания.

Вы скажете: раз сами организаторы выручают от проведения этих мероприятий немалую сумму или, как минимум, обеспечивают себе хороший «пи-ар», то они просто обязаны все делать по высшему разряду – и будете правы. Но если помножить объем потраченной энергии, нервов, времени, финансов на коэффициент сорванных (как это у нас любят) договоренностей, вы поймете, как сложны порой будни организаторов в преддверии ожидания праздника.

Кто обычно ходит на выставки или мероприятия, имеющие своей благой целью демонстрацию продукции или деятельности наших местных предприятий и организаций? Это – заинтересованные лица, которые пришли намеренно и четко знают, «к кому». Они обычно требуют план павильона или печатного отчета в виде хотя бы пресс-релиза (которые всегда должны быть в наличии у серьезных организаторов) и идут с совершенно определенной целью и именно «куда-то». Это не обязательно конкретная организация – вопрос может быть сформулирован абстрактно в отношении интересующей сферы деятельности, поэтому этих серьезных посетителей обычно приходится сопровождать до павильонов, которые могут их заинтересовать.
 
Далее следует категория людей, которые пока не определились столь конкретно, но приблизительно знают, чего хотят – просто для перспективы или так, на всякий случай. Следующая когорта посетителей наиболее «любима» оргкомитетом – они приходят всегда на все мероприятия, и в дождь и вьюгу, лишь с целью завладеть сто лет им не нужными буклетами с каждого павильона. Их уже знают в лицо и просто терпеливо пропускают. Есть еще одни – они ходят просто…придраться. Эти обязательно пристанут к организаторам, станут долго философствовать, что все не так и вообще жизнь прошла мимо. И со всеми надо иметь нервы хотя бы цивильно пообщаться.
 
Много нареканий по поводу не раздаваемого бесплатно каталога выставок. Дорогие мои, сие творение, прошедшее все ипостаси типографской обработки, невероятно дорого стоит – как это ни банально прозвучит. Да, конечно, есть страницы в данном каталоге, которые куплены самими участниками в целях саморекламы. Но даже, несмотря на это, типографские услуги в корне поглощают все зачатки альтруизма у организаторов – поверьте. Всеми опытными организаторами каталог четко и всегда раздается: во-первых, всем участникам, во-вторых, всем представителям средств массовой информации и, в-третьих, тем, кто представляет какую-либо весомую организацию и может подтвердить это хотя бы визиткой.
 
Остальным (из категорий вышеперечисленных посетителей) данная многостраничная цветная печатная продукция бесплатно не предоставляется. Хотя накладки бывают от комичных до трагичных. На одной из крупных выставок каталог почему-то бесхозно валялся на пустых столах и даже на каменных парапетах, однако прибирать его к рукам и рисковать своим имиджем никто не стал. Но получить каталог легальным путем, например, лично мне как представителю СМИ, так и не удалось. Меня подвергли чуть ли не следственному эксперименту и дактилоскопической экспертизе с целью идентификации личности, так что ничего не оставалось, как на середине махнуть рукой и слиться с народом.
 
»Белым пятном» в истории любых выставок, конечно же, всегда  зияют сконструированные, но так и оставшиеся девственными павильоны, в «неучтении» которых тоже обвиняют организаторов. Поверьте – это вина…самих участников. Они заказывают павильон, оговаривают местоположение и все организационные моменты – но в последний момент просто не приходят или приносят какие-то рекламные щиты, ставят их в указанном месте и исчезают в неизвестном направлении. Публично демонтировать пустующие павильоны после первого же дня мероприятия тоже, как вы понимаете, не совсем правильно, тем более, если они оказываются между двумя занятыми и функционирующими.
 
Тут дело во в чем: не все одинаково представляют себе цели своего участия в выставке.  Для одних достаточно лишь «засветиться», для других важно стоять часами у павильона и рассказывать часами о своей деятельности. Так что «пустые места» – скажу вам как человек, знающий всю эту подноготную, это, скорее, не минус, а плюс организаторам, просто выполнившим свои обязательства. Присутствовать же или нет – это уже остается на усмотрение заказчика. Да что говорить, если даже на почетное  и освещаемое СМИ вручение сертификатов и призов, как минимум, 40 процентов участников одной крупной торгово-промышленной выставки просто… не явились.

 Вы скажете: ну конечно, получается, что во всех недочетах виноваты все, кроме организаторов. Конечно же, нет. В любой работе есть свои «проколы», которые иногда приходится исправлять на месте и буквально за считанные минуты. Но это неправда, что если сумеешь организовать работу 17-ти человек, то запросто сможешь сделать это со 170-тью. Представьте, что у каждого из этих 170-ти – свои представления о распорядке,  ходе, дизайне и ауре мероприятия. И, конечно, свои претензии по поводу таких организационных моментов, о сложности и непредсказуемости которых участники даже не подозревают.

Но это, как говорится, уже совсем другая история.

автор, источник: Яна Джангирова, интернет-журнал "ШколаЖизни.ру" Shkolazhizni.ru